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“项目管理规范年”之综合办公室规范

2018-05-02 11:56:03来源:用户投稿作者:姚慧荣

为贯彻落实股份公司、集团公司各项规章制度和加强项目管理的要求,强力推进“强化三基、培育能力”的战略部署,公司决定今年开展“项目管理规范年”活动。“项目管理规范年”活动的开展旨在,工程项目为载体,以规范流程为抓手,以提升管控水平为核心,以提高项目综合收益为目标,提升公司整体形象和市场竞争力。

作为项目办公室人员,我认为落实“项目管理规范年”活动,是对工作流程的系统化,是对工作内容的严格化,是对工作质量的标准化。“项目管理规范年”活动,每个环节都需要项目各个部门相互配合,相互监督,相互协调。

例如,《项目管理规范年活动实施方案明细表(项目管控清单)》中,施工阶段的“项目档案管理”环节,此环节主要由项目工程部、财务部以及办公室牵头,由其他部门配合,按照集团公司下发的各门类档案管理办法及业主的要求,确定本项目各类资料归档范围;实行预立卷制度,在项目在建过程中进行资料归档,并按要求及时录入档案管理系统,实现项目档案管理与工程进度、质量、安全、计价、技术管理等同步进行;保持项目兼职档案人员的稳定性,人员变更后应及时上报所属单位档案室。如果这个环节仅仅各个部门只做自己的档案资料,那么资料将难成体系,这就给之后竣工阶段的档案整理增加难度。项目按工期进行产生的各项资料由应由各个业务部门及时整理,定期移交项目兼职档案员统一管理,不得分放在各业务人员处,避免错序、避免遗失等。

作为项目部办公室人员来说,事情繁杂,特别容易“忘事”,容易“应付了事”。“项目管理规范年活动”的开展,对于项目每一个部门的工作流程、工作内容、工作标准、时间节点、责任人都有了明确的规定,这给了我们可循的章法。在那个时间节点,就要完成什么事情,如果没有完成或者完成的质量不佳,直接就可以找到负责人,这也是与个人薪酬考核挂钩。身为项目的每一个人,都要绷紧一根弦,按照流程落实工作,按照标准规范质量。

上图为香海大桥项目部“项目管理规范年”签名活动

在“项目管理规范年”活动中施工阶段的“企业文化建设”环节,业界称为企业VI, 通过VI设计,对内可以征得员工的认同感,归属感,加强企业凝聚力,对外可以树立企业的整体形象,促进资源整合。在项目施工大干开展的繁忙时期,很多人都觉得“企业文化建设”是可有可无的,甚至有的人觉得是拖延大家时间的。作为办公室人员,经历过项目多次举办“工程质量标准化观摩会”,观摩的是什么,除了项目过硬的工程质量、施工成品的优秀外观,项目施工的先进工艺、创新工艺,工程建设的有序进展等,还有重要一项就是项目文化建设。企业形象设计是一个系统工程,它涉及到一个企业的方方面面,小到徽章、工作证、信封、名片,大到企业建筑物外观、员工制服及企业logo等等。在项目标准化建设过程中,综合办公室要发挥能动性,使我们项目VI 向中铁二十局VI靠拢,成为中国铁建VI最直观的展现,这赋予了项目综合办公室一种使命,同样也是规范项目自身、彰显企业文化的挑战。

在“项目管理规范年”活动的“企业文化建设”环节,推动员工知行合一、将制度变为习惯,将“强企富工”的共同理念作为个人信念,让制度要求,通关企业文化建设成为员工的行动自觉。这是项目办公室要做的,这项工作更需要项目各部室的配合,需要项目每一位成员的配合。客人看的是牌面,自家人看的是文化。深知自己的文化和共同的理念。企业文化终将成为企业市场竞争力的重要组成部分,这值得我们用心去研究,潜心去塑造,整合、规范。

企业发展过程中每一段乐彩华章都需要全体的乐队成员集中精力、步调一致,兢兢业业地做事,力所能及地给予。请深知,只有企业强大起来,我们才更有底气。在平凡的岗位上奉献自己的智慧和热情,凝心聚力,共谋发展,才能让我们的企业迈向更新、更长远的未来!(姚慧荣)

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