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法律信息化助推企业转型升级

2017-11-20 17:43:12来源:用户投稿作者:刘坤 沈兆忠

党的十八届四中全会开启了我国全面推进依法治国的新征程。党中央、国务院下发的《关于深化国有企业改革的指导意见》(中发[2015]22号)明确提出“全面推进依法治企”。国务院国资委发布《关于全面推进法治央企建设的意见》,明确要求中央企业要“大力提升法律管理水平”,“探索创新法律管理方式方法,大力推进信息化建设”。作为世界500强——中国中铁旗下中铁七局集团的全资子公司,中铁七局三公司充分运用互“联网+”思维,采用法律信息化手段,实现了法律管理与经营管理的无缝对接,取得了显著成效。

管理创新成效显著

2010年初,中铁七局三公司就成立了合同管理领导小组,决定借助OA办公平台,抛弃纸质媒介,以合同管理信息化为切入点,开启了对法律信息化管理的探索。通过合同无纸化流转,大大提高了工作效率,缩短了流转时间,保留了评审痕迹,但整体功能单一,作用有限。2014年4月,为扎实推进工程项目精细化管理和项目管理试验室活动,公司授予法律管理一票否决权,将法律审核嵌入成本信息管理系统、物资管理系统等业务管理流程之中,使其成为业务审批的必经环节,更好地促进了法律管理与业务管理的深度融合。同时,采用可追溯的条形码技术,公司下发文件规定,凡是新签合同没有条形编码的,业务部门不得办理结算,财务部门不予付款,由此形成倒逼机制,迫使项目将所有合同全部纳入企业管理体系。2016年4月,公司成立了以总经理为组长,分管领导为副组长,人事、工经、财务、技术、物资、设备、法律、办公室等部门负责人组成的法律信息化管理领导小组,在合同信息化管理的基础上,单独建设法律管理信息系统,以适应企业改革发展的需要。经过紧张筹备,公司于2016年8月成功研发并上线运行了“法律事务共享平台” 。该平台以风险防范为核心,以集中管控为主线,以合同管理为基础,将合同管理、印章管理、授权管理、客户管理、防伪技术与法律合规实践有机集合起来,彻底解决了长期困扰施工企业的合同与印章管理难题,基本实现了法律管理与经营管理的无缝对接,使企业的合同做到了“三统一、两增强、一减少”,即:统一加盖公司合同专用章、统一进行防伪技术处理、统一具备二维码身份识别,增强了公司对项目的集中控制力,增强了企业诚信名片的含金量,从源头上大大减少了风险的发生,从而将法律信息化管理手段推向了一个新的高度。

依法治企深度融合

针对企业工程项目分散,人员流动性强的特点,中铁七局三公司全面贯彻落实中国中铁法治工作规划,全力推进依法治企,不断探索企业法务工作的新途径,提升依法治企的能力和水平。坚持以风险防范为核心,以集中管控为主线,以合同管理为基础,充分运用互联网+思维,将合同管理、印章管理、授权管理、防伪技术与法律合规实践有机集合起来,破解了长期困扰施工企业的法务管理与商务管理两张皮的难题,实现风险防范与价值创造同步提升。一是法务工作与企业管理深度融合。通过法律信息化管理手段,促使业务管理主动与法律管理对接,实现二者同研究、同部署、同实施、同推进、同检验,真正实践了“事前防范为主,事中控制和事后补救为辅”的法律工作方针。随着法律信息化管理带来的服务保障、规范管理和价值创造作用逐渐显现,法律管理在企业中的角色定位正在悄然发生变化,正在由纠纷的化解者、风险的防范者向业务的促进者、效益的增加者以及战略的支撑者转变,法律部门疲于应付的工作局面也得了扭转。二是合同管理重心转移。合同是企业进行市场经营的主要表现形式,是从事经济活动的重要依据。企业的合同管理水平决定着企业的发展水平。管理不好合同,就无法保障企业经营目标的落实和经济利益的实现。通过法律信息化手段强化了合同管理的法律属性,堵住了合同管理的漏洞,大幅提升了合同质量和效率,拉伸了合同管理的深度,保证了合同管理制度的全面落实,从源头上降低了合同风险,实现合同管理重心从项目生产前台向机关管理后台的转移。三是企业数据实现后台管控。由于公司项目数量众多,地域分布较广,单靠业务人员手工建立台账,进行分析,耗时耗力,各系统间也很难实现资源共享。而通过互联网+技术的应用,能够在管理流程和系统中实现数据自动收集、存储、汇总与分析,企业后台能够及时全面的掌握现场信息,通过分析与采取有效措施进行风险防控,大大提高了管理的信息化水平,推动了企业持续快速健康发展。四是工作效率大幅提升。在实现合同管理重心由项目生产前台向机关管理后台转移后,合同流转、印章使用、授权办理、黑名单检索以及数据分析等工作借助信息技术,通过互联网大幅提升了工作效率,减少了人员工作量,节约了办事时间,更好地服务于项目的施工生产。五是企业成本明显下降。建筑行业属于微利行业,稍有不慎就会亏损。在经济新常态的时代背景下,施工企业粗放的发展模式已经走到尽头。法律信息化管理坚持用最少的资源投入创造最大的商业价值,彻底摒弃了传统的人工办理业务模式,砍掉打英邮寄环节,减少了差旅支出,周而复始,集腋成裘,有效降低了企业成本,助推企业经济效益显著提升。六是信息检索可溯便捷。传统的管理模式,法务部门工作人员经常需要在资料查找、人员寻找等方面耗费较多时间,尤其是纠纷处理更是如此。法律信息化管理可以将有关过程中产生的资料、经办人员信息等通过互联网大数据进行永久保存,一旦需要就可以随时查找,不会因工程完工、人员变动而无法查找,在一定程度上增强了员工的工作责任心和对企业的忠诚度。

科技兴企硕果丰厚

中铁七局三公司围绕业务抓管理,围绕制度抓落实,不断创新管理思路,通过法律管理与现代信息技术,不断强化对项目的后台管控,彻底解决了困扰施工企业的合同与印章管理难题,加速了法律管理与经营管理的深度和广度,实现了二者的无缝对接,法律管理的风险防范与企业价值创造能力同步提升,实现了企业管理的转型升级。一是提升了企业合同管理水平。法律信息化管理强化了合同管理的法律属性,堵住了合同管理的漏洞,大幅提升了合同质量和效率,拉伸了合同管理的深度,保证了合同管理制度的全面落实,从源头上降低了合同风险。二是推动了法律管理向工程项目延伸。推行法律信息化管理的过程中,公司配合平台使用专门建立了法律QQ群和微信平台 ,用于帮助、指导项目一线的业务人员办理法律业务,交流信息化应用体会,探讨施工中遇到的法律问题。通过这种方式,公司建立起了300余人的法律信息化管理工作队伍,这支队伍逐渐成为公司法律管理的重要力量,无形中筑起企业法律风险的第一道防线,铺就了依法治企的宽阔道路。三是增强了企业法律风险防范能力。案件数量是检验企业法律风险防范能力的一个重要指标。三公司推行法律信息化管理以来,在企业规模连续增长的背景下,每年的纠纷案件数量基本保持稳定,并呈现出下降的趋势,与同等规模企业相比,效果更为显著。公司每年的案件数量远远低于未实施法律信息化管理的传统企业,法律纠纷诉讼案与同等规模企业相比仅占到同等规模企业的30%,合同审核数量一年内增长了近2000份,公司部门评审意见采纳率达到了100%。

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